LET Chubu - LET2011 Wiki バックアップ : [各支部事務局へのご案内のソース]

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各支部事務局へのご案内へ行く。
各支部事務局の負担をできるだけ減らすように工夫しています。

**受付 [#ned3a1f9]
***場所 [#nc85976c]
会場の曙館１階正面玄関はいってすぐのホールです。６日中にテーブルと椅子を配置しておきます。

***日時 [#g02d5144]
-初日（6日）は支部ごとの受付（チェックイン）は行ないません。
-7日：9:30までには受付を開いてください。10:00より基調講演です。17:00の総会開始までには閉じてよいと思います。
-8日：9:30までには受付を開いてください。10:00より研究発表です。13:30の全体シンポジウムが始まりましたら、閉じてよいと思います。

***受付に必要なもの [#n598d54f]
-配布物（名札等）や筆記具、クリップ、書類箱（宅配にも使えます）、ハサミ、糊、ホチキス、飲料水等の受付に必要なものはあらかじめ各支部受付デスクに備えてあります。
-その他文具類の必要がありましたら、中部支部受付にお尋ねください。
-各支部の名簿等の会員情報はあらかじめご用意ください。

***当日会員・新入会員の受付 [#cea5f251]
-当日会員と新入会員については、各支部のデスクに行かずに、まず専用のデスクで案内をします。このデスクでの対応は中部支部デスクの担当者と兼ねますので、会場の曙館玄関から入って最初に当日会員・新入会員受付、続いて中部支部、以下関東・関西・九州沖縄と配置します。
-当日会員については、参加票記入デスクで参加票に記入してから会計デスクに行き支払い、支払いを済ませて（領収印を押します）から中部支部デスクで名札、プログラム等を受け取ります。つまり、中部支部以外のデスクは通りません。したがって、当日会員数の集計は中部支部受付で行ないます。
-新入希望の会員は、専用デスクの端末で仮入会手続きをすると同時に用紙に名前等を書き（仮会員番号はメールをチェックしないと知ることができません）、入会希望の支部のデスクにその用紙を提出して名札とプログラムを受け取ります。（新入会受付処理は通常通り、つまり内容確認メールが本人と支部事務局に届き、会費納入案内が後日郵送されます。）したがって新入会による参加者の数の集計は各支部受付で行ない、本部に報告してください。

***一般会員の受付 [#bccbb854]
-一般の会員は従来通り、まず参加票記入デスクで参加票に記入して、各支部デスクで受付をしていただきます。
-参加票は各支部で回収し、集計をして後日本部に報告してください。
--参加票は、SnapScanなどのスキャナで画像ファイルにしてから「[[Area61 マークリーダ:http://www.area61.com/markreader/]]」で読み込むことができるものとなっています。もちろん手集計もできます。
--参加票サンプル：&ref(registrationcard_v1.pdf);
-受付時に名札入れと名札の紙をお渡しください。懇親会受付と要項集販売（いずれも会計デスク）をご案内ください。

***まとめ [#t79ca0a0]
-各支部受付で回収するもの：新入会員が名前等を記入した控え／一般会員の参加票
-各支部受付で渡すもの：名札ケースと名札用紙、新入会員にはプログラム冊子

***要項集の販売 [#ac47804e]
-要項集の販売、当日会員会費支払い、懇親会参加費支払い等の現金収受については、会計デスク（支部受付デスク向かい側奥）で行ないます。
***懇親会支払い [#p86747ea]
-懇親会の事前申し込みをした人は会計デスクで代金をいただき領収書をお渡し、ステッカーを名札ケースに貼ります。
-当日申し込みの方は参加票記入デスクで懇親会申し込みを書いてから会計デスクで支払っていただきます。
***アンケート [#j0870796]
アンケート用紙は参加者各自で受け取っていただき、回収箱に入れていただきます。
-アンケートのサンプル：&ref(questionnaire110803_v2_0.pdf);

**控え室等 [#m5560d5a]
-クロークは５階517教室に変更となりました。

**司会 [#i240e328]
本大会では各発表会場の司会については発表者により行なうものとし、そのお願い等も大会事務局より直接いたします。したがって、支部ごとに司会担当をお出しいただく必要はありません。また、各司会からの報告も直接中部支部サイトにしていただきます。（[[参考:http://let.lang.nagoya-u.ac.jp/modules/xpwiki2011/?%B8%A6%B5%E6%C8%AF%C9%BD%C5%F9%BB%CA%B2%F1%A4%CE%CA%FD%A4%CB]]）

**発表者 [#p0c75cd6]
-各発表の代表者、共同発表者については、昨年度末の発表申込の段階で、2010年度までの会費支払いがすんでいることを大会事務局ですべて確認済みです。2011年度の会費支払いについては、各支部受付でご確認ください。会費支払いが済んでおらず、その意思もない場合は、最悪ご発表をご遠慮いただくことになります。
-発表者が到着しているかどうかは各支部受付でご確認いただく必要はありません。発表会場に現れなかった場合、司会が発表の取消を告げ、その旨大会事務局に事後報告していただくよう司会にお願いしてあります。
-発表者にも同様に、当日の欠席通知は不要とお伝えしてありますが、もし支部受付に連絡があった場合は、連絡は不要ですが一応記録しておいてください。のちに確認のために大会事務局から支部事務局にお尋ねするかもしれません。
-発表者から会場に関する問い合わせ（下見等）が支部受付にあった場合は、直接発表会場の係（アルバイト）に尋ねるようにご案内ください。会場係には、発表者による下見等についての説明書を渡しておきます。基本的に発表者には「会場に行ってください」と案内していただければ結構です。

**宅配便その他 [#i9ff4066]
-宅配便等による事前の荷物のお預かり：
--８月４日（木）以降の指定でお願いします。
--宛先：名古屋学院大学名古屋キャンパス白鳥学舎　柳 善和宛　〒456-8612 愛知県名古屋市熱田区熱田西町1番25号　電話052-678-4080
--会場となる曙館の２階の会議室でお預かりし施錠管理する予定です。設営においでの際に１階ホールの「中部支部会員受付」（またはその準備中）でお尋ねください。
-会場からの返送は、７日（土）、８日（月）に宅配便受付を１階受付付近に設けます。着払いのみの対応です。
-[[クローク]]は５階517教室です。
-無線LAN接続情報は紙媒体で各支部受付にお届けします。
-ゴミは備え付けのゴミ箱の分別に従って入れてください。大学側が翌日処理するそうです。
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[[LET2011]]